Als kleine ondernemer of MKB-bedrijf kun je tegenwoordig niet meer zonder cloud-diensten. Microsoft 365 is de standaard geworden voor e-mail, documenten en samenwerking. Maar welk abonnement heb je nou eigenlijk nodig? En welke features zijn leuk, maar niet essentieel?
In deze blog help ik je door de jungle van licenties heen. Na het lezen weet je precies wat je nodig hebt en waar je geld kunt besparen.
De basis: Wat is Microsoft 365 eigenlijk?
Microsoft 365 (voorheen Office 365) is een pakket van cloud-diensten van Microsoft. Je betaalt een maandelijks bedrag per gebruiker en krijgt toegang tot:
- E-mail en agenda (Outlook/Exchange)
- Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint)
- Cloudsopslag (OneDrive)
- Samenwerking (Teams, SharePoint)
- Beveiliging en beheer (afhankelijk van je abonnement)
Het grote voordeel? Alles werkt samen, je hebt altijd de nieuwste versie, en je kunt overal werken.
De verschillende abonnementen: Wat zijn de opties?
Microsoft biedt verschillende abonnementen aan. Voor kleine bedrijven zijn dit de belangrijkste:
Microsoft 365 Business Basic (instapniveau)
Wat krijg je:
- Web-versies van Office apps (Word, Excel, PowerPoint in je browser)
- 1 TB OneDrive opslag
- Exchange e-mail (50 GB mailbox)
- Microsoft Teams
- SharePoint
Wat krijg je NIET:
- Desktop versies van Office apps
- Geavanceerde beveiliging
Voor wie: Bedrijven die vooral in de browser werken en weinig lokale software gebruiken.
Microsoft 365 Business Standard (meest gekozen)
Wat krijg je:
- Alles van Business Basic
- Volledige desktop versies van Office apps
- Outlook desktop app
- Publisher en Access (alleen Windows)
Voor wie: De meest gekozen optie voor MKB. Je krijgt alles wat je nodig hebt voor normaal kantoorwerk.
Microsoft 365 Business Premium (maximale beveiliging)
Wat krijg je:
- Alles van Business Standard
- Geavanceerde beveiliging (MFA, Conditional Access)
- Microsoft Intune (device management)
- Azure AD Premium P1
- Information Protection
Voor wie: Bedrijven die professionele beveiliging willen, thuiswerkers hebben, of eigen devices (BYOD) toestaan.
Wat heb je ECHT nodig? Mijn advies per bedrijfsgrootte
1-5 medewerkers
Mijn advies: Microsoft 365 Business Standard
Waarom?
- Je hebt de desktop apps echt nodig (niemand wil alleen in de browser werken)
- Basis beveiliging is voldoende als iedereen een bedrijfslaptop heeft
- Kosten blijven beheersbaar bij deze kleine groep
Wanneer toch Premium:
- Je hebt thuiswerkers met eigen devices
- Je werkt met gevoelige klantgegevens (AVG!)
- Je wilt twee-factor authenticatie verplichten
6-20 medewerkers
Mijn advies: Microsoft 365 Business Premium
Waarom?
- Beveiliging wordt belangrijker met meer gebruikers
- Je wilt centraal devices kunnen beheren
- Kosten van een datalek zijn veel hoger dan de extra investering in Premium
- Je kunt beleid instellen (bijvoorbeeld: wachtwoorden verplicht)
Let op: Bij deze grootte loont het om te investeren in goed beheer. Zonde om voor Premium te betalen en het niet goed in te stellen.
20+ medewerkers
Mijn advies: Overleg met een IT-partner (zoals Digiroots)
Bij deze grootte:
- Heb je waarschijnlijk meerdere licentietypes nodig
- Wil je integraties met andere systemen
- Is professional management essentieel
- Kunnen enterprise licenties voordeliger zijn
Welke features zijn leuk maar NIET essentieel?
Let op deze "nice to have" features waar je vaak voor betaalt maar weinig gebruikt:
❌ Microsoft Planner
- Leuk voor projectmanagement
- In de praktijk gebruikt bijna niemand het structureel
- Alternatieven: Trello (gratis) of gewoon Excel
❌ Microsoft Bookings
- Agenda voor afspraken
- Alleen nuttig voor dienstverleners met veel klantafspraken
- Vaak niet gebruikt
❌ Yammer
- Bedrijfsnetwerk (zoals Facebook voor intern gebruik)
- Wordt zelden actief gebruikt in kleine bedrijven
- Teams chat is voldoende
✅ Wél essentieel: Microsoft Teams
- Vervangt e-mail grotendeels
- Video-bellen (bespaart reistijd)
- Documenten delen en samenwerken
- In 2026 onmisbaar voor elk modern bedrijf
De verborgen kosten: Waar moet je op letten?
1. Je betaalt per actieve gebruiker
Vergeet niet uitgestapte medewerkers te verwijderen! Ik zie vaak bedrijven die maanden doorbetalen voor ex-werknemers.
2. Jaarcontract vs. Maandelijks
- Jaarcontract: Goedkoper (vaak 10-15% korting)
- Maandelijks: Flexibeler
- Mijn tip: Start maandelijks, switch naar jaar als je tevreden bent
3. Add-ons die snel oplopen
- Extra archiefopslag
- Audio Conferencing
- Phone System (VoIP telefonie via Microsoft)
Let op: Deze add-ons kunnen je maandelijkse kosten flink verhogen. Controleer of je ze echt nodig hebt.
4. Migratie en setup
Professionele setup is een eenmalige investering die afhankelijk is van:
- Aantal gebruikers
- Oude systeem (Gmail, Outlook.com, eigen server)
- Gewenste beveiliging en beleid
- Training en ondersteuning
Tip: Dit is geen plek om op te besparen. Een goede setup voorkomt problemen en kosten in de toekomst.
E-mailmigratie: Vaak onderschat
Het overzetten van oude e-mail is technisch, maar cruciaal. Veel bedrijven doen dit zelf en verliezen:
- Oude e-mails (backup vergeten)
- Gedeelde mailboxen
- E-mail configuratie op telefoons
- Contacten en agenda's
Mijn advies: Laat dit door een professional doen. De investering is het waard voor gemoedsrust en je voorkomt dataverlies.
Bij Digiroots migreren we regelmatig bedrijven van oude systemen naar Microsoft 365. We zorgen ervoor dat alles veilig overgezet wordt, testen grondig, en begeleiden je medewerkers tijdens de overgang.
Beveiliging: Waar je NIET op moet besparen
In 2026 zijn dit must-haves, zelfs voor kleine bedrijven:
✅ Multi-Factor Authentication (MFA)
- Voorkomt 99,9% van hacking pogingen
- Inbegrepen in alle Business abonnementen (maar moet je zelf aanzetten!)
- Gratis en essentieel
✅ Regelmatige backups
- OneDrive is GEEN backup
- Als iemand iets wist, is het weg
- Als je account gehackt wordt, kan data verdwijnen
- Investeer in een professionele backup oplossing
✅ E-mail filtering
- Beschermt tegen phishing
- Inbegrepen in Business Premium
- Voor Basic/Standard: overweeg extra beveiliging
Veelgemaakte fouten die geld kosten
1. "We nemen Basic en installeren oude Office"
Lijkt slim, maar:
- Oude Office werkt niet optimaal met Microsoft 365
- Gemiste functionaliteit en samenwerkingsmogelijkheden
- Veiligheidsrisico's
- Bespaart een klein bedrag per maand maar kost je uren frustratie
2. "We hebben Premium maar gebruiken niets extra's"
Veel bedrijven betalen voor Premium maar:
- MFA staat niet aan
- Intune wordt niet gebruikt
- Conditional Access leeg
Geldverspilling! Downgrade naar Standard of laat het goed inrichten.
3. "Iedereen krijgt dezelfde licentie"
Niet iedereen heeft alles nodig:
- Directie/finance: Business Premium (gevoelige data)
- Kantoorpersoneel: Business Standard (dagelijks werk)
- Magazijn/productie: Business Basic (alleen e-mail en basis)
Voordeel: Optimale licentieverdeling bespaart kosten zonder functionaliteit in te leveren.
Praktisch stappenplan: Wat moet je doen?
Stap 1: Inventariseer je behoeften
- Hoeveel gebruikers?
- Thuiswerken of alleen op kantoor?
- Eigen devices of bedrijfslaptops?
- Gevoelige data (AVG-plichtig)?
Stap 2: Kies je abonnement
- 1-5 personen, kantoor: Business Standard
- 1-5 personen, thuiswerk/BYOD: Business Premium
- 6-20 personen: Business Premium
- 20+: Overleg met IT-partner
Stap 3: Plan je migratie
- Maak backup van huidige e-mail
- Plan een rustig moment (weekend?)
- Informeer medewerkers
- Test eerst met 1-2 personen
Stap 4: Stel beveiliging in
- MFA verplicht voor iedereen
- Wachtwoordbeleid instellen
- Backup oplossing regelen
- Test de backup!
Stap 5: Train je mensen
- Basistraining Teams (1 uur)
- OneDrive uitleg (30 min)
- Waar vinden ze wat? (cheat sheet)
Conclusie: Wat moet je onthouden?
- Voor de meeste kleine bedrijven is Business Standard voldoende
- Business Premium loont bij thuiswerken of gevoelige data
- Zet altijd MFA aan - ongeacht je abonnement
- Vergeet niet oude gebruikers te verwijderen
- Professionele setup en migratie voorkomt veel problemen
- OneDrive is geen backup - zorg voor een aparte backup oplossing
De Moderne Werkplek: Meer dan alleen Microsoft 365
Microsoft 365 is een belangrijk onderdeel, maar een moderne werkplek is meer dan alleen software. Bij Digiroots kijken we naar het complete plaatje:
Wat hoort bij een Moderne Werkplek?
- Microsoft 365 licenties - Op maat gekozen per gebruiker
- Device Management - Centraal beheer van laptops en tablets via Microsoft Intune
- Beveiliging - Multi-factor authenticatie, Conditional Access, beveiligingsbeleid
- Identity Management - Eenmalig inloggen met Microsoft Entra ID (Azure AD)
- Monitoring - Proactieve controle zodat problemen verholpen worden voordat ze optreden
- Backup - Professionele backup van al je Microsoft 365 data
- Support - Directe hulp wanneer je het nodig hebt
Het resultaat? Je medewerkers kunnen overal en altijd veilig werken. Op kantoor, thuis, of onderweg. Met de zekerheid dat alles goed beveiligd is en dat er hulp is als het nodig is.
Waarom is dit belangrijk?
In 2026 is thuiswerken normaal geworden. Je medewerkers verwachten dat ze met hun laptop vanuit huis kunnen werken alsof ze op kantoor zitten. Dat vraagt om een professionele setup:
- Veilige toegang tot bedrijfsdata vanaf elke locatie
- Automatische updates en beveiliging
- Geen gedoe met VPN-verbindingen
- Alles werkt gewoon, altijd
Dat is waar onze Moderne Werkplek dienst om draait: zorgeloos werken, waar je ook bent.
Hulp nodig bij je Microsoft 365 omgeving?
Bij Digiroots helpen we kleine en middelgrote bedrijven met een complete Moderne Werkplek oplossing:
🔍 Advies en Planning
- Welk Microsoft 365 abonnement past bij jouw organisatie?
- Welke beveiliging heb je echt nodig?
- Hoe zet je het op voor optimaal gebruik?
🚀 Migratie en Implementatie
- Professionele migratie van oude e-mail systemen
- Setup van Microsoft Intune voor device management
- Configuratie van Entra ID (Azure AD) voor veilig inloggen
- Implementatie van beveiligingsbeleid en MFA
🛡️ Beheer en Monitoring
- Proactief beheer van je Microsoft 365 omgeving
- 24/7 monitoring zodat problemen voorkomen worden
- Regelmatige updates en optimalisatie
- Directe support wanneer je het nodig hebt
📚 Training en Begeleiding
- Medewerkers trainen in Microsoft Teams, OneDrive en andere tools
- Documentatie en handleidingen
- Persoonlijke ondersteuning bij vragen
Het verschil met grote IT-bedrijven? Bij Digiroots ben je geen nummertje. Je krijgt persoonlijke service, directe lijnen, en maatwerk oplossingen die echt bij jouw bedrijf passen.
Nieuwsgierig wat een Moderne Werkplek voor jou betekent? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken samen naar je huidige situatie en adviseren welke oplossing het beste past - zonder verplichtingen.
Over de auteur: Digiroots levert persoonlijke IT-oplossingen voor MKB, particulieren en kleinzakelijke klanten in heel Nederland. Gevestigd in Den Helder, actief door het hele land